Page 188 - 5-7meeting
P. 188
150
ปัญหาอุปสรรค ข้อเสนอแนะ/แนวทางแก้ไขปัญหา
และการพัฒนางาน
๓. หลังการประชุม
๓.๑ ฝ่ายเลขานุการใช้เวลาในการถอด - ในระหว่างการประชุมควรจับประเด็นและ
ู
เทป และจัดท ารายงานการประชุมหลายวัน จดบันทึกเฉพาะสาระส าคัญของผู้ที่พดในที่ประชุม
้
ซึ่งอาจเกิดจาก ไม่เขาใจประเด็นของเรื่อง เพื่อเวลาสรุปรายงานการประชุมจะท าได้รวดเร็วขึ้น
ี
ขาดความรู้ในการใช้ภาษาราชการ และขาด - ผู้จดรายงานการประชุมควรศึกษารายละเอยด
ประสบการณ์ในการจัดท ารายงานการประชุม ของเรื่องที่ประชุม โดยการศึกษาหาข้อมูลก่อนการ
ื่
ประชุม เพอท าให้เข้าใจมากยิ่งขึ้น และฝึกฝนการฟง
ั
ั
เพอจับประเด็น และต้องมีสมาธิในการฟง แยกแยะให้
ื่
ได้ว่าข้อความใดเป็นใจความส าคัญ เมื่อเข้าใจเรื่องที่ผู้
ู
เข้าประชุมพดก็จะจ าเรื่องที่ฟงได้ และสามารถ
ั
ถ่ายทอดในรูปแบบรายงานการประชุมได้ และต้อง
ศึกษาระเบียบงานสารบรรณ รูปแบบการจัดท า
รายงานการประชุม ให้เข้าใจ เพื่อเพิ่มพูนความรู้ในการ
จดรายงานการประชุม
๓.๒ การจัดท ารายงานการประชุม - ฝ่ายเลขานุการต้องศึกษาเรื่องที่มีผู้น าเสนอต่อที่
ื่
ในระเบียบวาระที่ ๖ เรื่องอื่น ๆ ที่มีการเสนอ ประชุม โดยไม่ได้แจ้งล่วงหน้า เพอสรุปเรื่องได้ตรง
่
ี
้
เรื่องตอที่ประชุม โดยไม่มการน าเสนอขอมูล ประเด็น และหากไม่เข้าใจในประเด็นของเรื่องนั้น
เป็นระเบียบวาระการประชุมล่วงหน้าท าให้ผู้ ต้องหาข้อมูลประกอบ โดยการประสานกับผู้เสนอเรื่อง
จดรายงานการประชุม สรุปมติที่ประชุมไม่ หรือผู้ที่เกี่ยวข้องในเรื่องที่น าเสนอที่ประชุม เพอให้
ื่
ี
ตรงกับประเด็นของเรื่อง เข้าใจรายละเอยดของเรื่องมากขึ้น หรืออาจหาข้อมูล
มาประกอบได้จากทาง Internet ได้อีกช่องทางหนึ่ง
๓.๓ การเสนอรายงานการประชุมให้ - ผู้จดรายงานการประชุมจะต้องจัดท ารายงานการ
ผู้ช่วยเลขานุการ หรือเลขานุการพิจารณา ประชุมให้เร็วขึ้น และตรวจสอบรายงานการประชุม
ใช้ระยะเวลาในการพิจารณาหลายวัน ให้ละเอียด ก่อนส่งให้ให้ผู้ช่วยเลขานุการหรือ
เลขานุการตรวจสอบ และให้ส่งล่วงหน้าหลาย ๆ วัน
เพื่อให้มีเวลาในการพิจารณามากขึ้น
๓.๔ รายงานการประชุมที่ส่งให้ - ฝ่ายเลขานุการ จะต้องก าชับให้ทุกคนในฝ่าย
คณะกรรมการรับรอง พิมพ์ผิดหลายแห่ง ให้มีความละเอยดครอบคอบมากขึ้น ทั้งการร่าง
ี
ิ
การพมพ ปัจจุบันเครื่องพมพสามารถตั้งโปรแกรม
์
์
ิ
ตรวจค าถูกค าผิด โดยสังเกตค าที่ขีดเส้นสีแดง
