Page 185 - 5-7meeting
P. 185
147
ปัญหาอุปสรรค ข้อเสนอแนะ/แนวทางแก้ไขปัญหา
และการพัฒนางาน
เมื่อมีการจัดส่งตามช่องทางใดช่องทางหนึ่งแล้ว
ฝ่ายเลขานุการต้องโทรแจ้งกรรมการให้ทราบทุกครั้ง
-การส่งระเบียบวาระการประชุมที่ส่งทางไปรษณีย์
ฝ่ายเลขานุการจะต้องโทรศัพท์แจ้งกรรมการทุกครั้ง
และควรท าแบบตอบรับให้คณะกรรมการตอบรับด้วย
่
๑.๕ ผู้เข้าประชุมไมได้แจ้ง หรือส่งหนังสือ - ฝ่ายเลขานุการควรจัดท าหนังสือเวียนแจ้งขอความ
ขออนุญาตลาประชุม ส่งผลกระทบต่อองค์ ร่วมมือผู้เข้าประชุมทุกท่าน หากไม่สามารถเข้าร่วม
ประชุม การจัดเตรียมเอกสาร การจัดอาหาร ประชุมได้ให้จัดท าหนังสือขออนุญาตลาประชุม
ว่าง เครื่องดื่ม อาหารกลางวัน
๑.๖ การเสนอเรื่องเป็นระเบียบวาระการ - ฝ่ายเลขานุการต้องประสานกับผู้เสนอเรื่อง
เ
ป็
ประชุมเกินระยะเวลาที่ก าหนด ท าให้ นระเบียบวาระการประชุมให้เสนอเรื่องก่อนการ
ฝ่ายเลขานุการไม่มีเวลาในการตรวจสอบให้ ประชุมภายในระยะเวลาที่ก าหนด หรืออย่างช้าสุด
ถูกต้อง ครบถ้วน ของระเบียบวาระ หรือ ไม่ควรเกินสามวันก่อนการประชุม เพอให้ฝ่าย
ื่
เอกสารประกอบการประชุม และยังท าให้การ เลขานุการ มีเวลาเตรียมความพร้อมในการจัดท า
จัดท าเล่มระเบียบวาระการประชุมล่าช้า ระเบียบวาระการประชุมและตรวจสอบเอกสาร
ื่
ประกอบวาระ เพอลดความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้น และ
ในส่วนของผู้ปฏิบัติงานประชุมควรมีการท างานนอก
ื่
เวลาเพอให้การจัดท าเล่มระเบียบวาระ การประชุม
แล้วเสร็จภายในระยะเวลาที่ก าหนด
- ฝ่ายเลขานุการจะต้องแจ้งผู้เสนอระเบียบวาระ
การประชุมว่าจะต้องจัดท าเอกสารประกอบวาระการ
ประชุมกี่ชุด และหากบางครั้งผู้เสนอระเบียบวาระ
ไม่ได้จัดท าเอกสารตามที่ก าหนด และเอกสารประกอบ
วาระมีจ านวนไม่มากนัก ฝ่ายเลขานุการ ควรเป็น
ผู้ด าเนินการจัดท าเอง เพื่อความรวดเร็ว
๑.๗ การขออนุมัติยืมเงินทดรองราชการ - ฝ่ายเลขานุการต้องมีการวางแผนในการยืมเงิน
ในระยะเวลากระชั้นชิดกับการประชุม ทดรองราชการว่าจะต้องด าเนินการในขั้นตอนใด
ื่
ใช้เอกสารประกอบเรื่องขอยืมเงินอะไรบ้าง ทั้งนี้เพอ
ความถูกต้องรวดเร็ว เป็นไปตามระเบียบที่ก าหนด และ
