Page 184 - 5-7meeting
P. 184
146
ปัญหาอุปสรรค ข้อเสนอแนะ/แนวทางแก้ไขปัญหา
และการพัฒนางาน
๑.๒ ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ทราบก าหนดวัน - ฝ่ายเลขานุการ ต้องก าหนดวันประชุมน าเสนอ
ประชุมที่แน่นอน ประธานให้ความเห็นชอบในการก าหนดวันประชุมที่
แน่นอน เพอเป็นมาตรฐานการปฏิบัติงาน และเป็นการ
ื่
วางแผนในการประชุมครั้งถัดไป เช่น
- การประชุมสภามหาวิทยาลัย ก าหนดประชุม
ทุกวันพุธสัปดาห์ที่ 3 ของทุกเดือน
ุ
- การประชุม CEO ก าหนดทุกวันพธสัปดาห์ที่ 2
ของทุกเดือน
- การประชุมคณบดี ผู้อานวยการ สถาบัน ส านัก
ก าหนดประชุมทุกวันพุธสัปดาห์ที่ 4 ของทุกเดือน
๑.๓ การเปลี่ยนแปลงก าหนดการประชุม - ฝ่ายเลขานุการจะต้องประสานงานกับประธาน
ื่
ตามปฏิทินการจัดประชุม ท าให้เกิดปัญหาใน เพอยืนยันก าหนดการประชุมตามแผนหรือมีการ
การขอใช้ห้องประชุมที่ซาซ้อนกับการประชุม เปลี่ยนแปลงตามภารกิจเร่งด่วน หรือภารกิจส าคัญ
้
อื่น เมื่อได้รับการยืนยันจากประธานจึงยืนยันการจองห้อง
ประชุมกับงานอาคารสถานที่และยานพาหนะอีกครั้ง
- ฝ่ายเลขานุการ ต้องติดต่อประสานงานกับ
ผู้ขอใช้ห้องประชุมก่อนหน้า เพอขอให้ใช้ห้องประชุม
ื่
อื่นแทน โดยที่ฝ่ายเลขานุการจะต้องเป็นผู้ประสานการ
จองห้องทดแทนให้แก่ผู้ใช้ห้องประชุมเดิม
ั
- ควรมีการพฒนาระบบการจองห้องประชุม
ื่
แทนการจดบันทึกเพอลดปัญหาในการจองห้องประชุม
ซ้ าซ้อน
๑.๔ ผู้เข้าประชุมได้รับหนังสือเชิญประชุม - ฝ่ายเลขานุการควรแจ้งในหนังสือเชิญประชุม
ในระยะเวลาที่ใกล้กับวันประชุม หรือบางครั้ง ถึงสาเหตุที่ท าให้มีการเปลี่ยนเวลาวันประชุมต่างจาก
ไม่ได้รับหนังสือเชิญประชุม ระเบียบวาระการ แผนที่ก าหนด และแจ้งทางโทรศัพท์ทันทีที่ทราบเรื่อง
ประชุม ให้แจ้งเลื่อนการประชุม หากเกิดจากความล่าช้าของ
ฝ่ายเลขานุการ ควรมีการแจ้งผู้ปฏิบัติให้รับทราบถึง
ผลเสียที่เกิดขึ้นจากการส่งหนังสือเชิญประชุมล่าช้า
เพื่อปรับปรุงในการส่งหนังสือเชิญประชุมในครั้งต่อไป
- การส่งหนังสือเชิญประชุมให้คณะกรรมการทาง
ไปรษณีย์ ทางโทรศัพท์ ทางไลน์ หรือทาง e-mail
