Page 63 - 5-7meeting
P. 63
๕๖
3.๒ เทคนิคการท างาน
1. ขั้นตอนก่อนการประชุม เทคนิคการท างาน
๑.๑ รับนโยบายจากผู้บริหารเพื่อก าหนด - ตรวจสอบวันว่างของประธาน และกรรมการ
วันประชุมและจัดท าปฏิทินประจ าเดือน ให้ว่างตรงกันมากที่สุด
- มีการจัดท า ร่าง ปฏิทินประจ าเดือนเสนอ
ื่
ผู้บริหารก่อนการสั่งการ เพอเป็นข้อมูล
ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร
- แจ้งปฏิทินการประชุมให้เลขานุการ ประธาน
การประชุมทราบ เพอบันทึกวันประชุมในตาราง
ื่
นัดหมายไว้ล่วงหน้า
- จัดท าหนังแจ้งปฏิทินการประชุมให้
คณะกรรมการทราบล่วงหน้าในเบื้องต้น พร้อมทั้ง
เผยแพร่ปฏิทินการประชุม บนหน้าเว็บไซต์
กองกลาง
๑.๒ จองห้องประชุมและประสาน - จัดท าหนังสือขอใช้ห้องประชุมตามปฏิทิน
การเตรียมสถานที่ การประชุม (เดือนมกราคม – เดือนธันวาคม)
- มีการประสานงานกับฝ่ายจัดห้องประชุม
ื่
๗
เพอยืนยันการใช้ห้องประชุมล่วงหน้า วัน
ก่อนการประชุม
๑.๓ จัดท าหนังสือเชิญประชุม/ขอระเบียบ - ก่อนจัดท าหนังสือเชิญประชุม ประสานงาน
วาระการประชุม กับเลขานุการของประธานที่ประชุม เพื่อตรวจสอบ
วันว่างอีกครั้ง
- การจัดท าหนังสือเชิญประชุมให้แจ้งขอ
ระเบียบวาระการประชุมไปในครั้งเดียวกัน
- กรณีผู้เสนอวาระต่อที่ประชุม ไม่ได้เป็น
กรรมการในที่ประชุมให้ท าหนังสือขอเชิญส่งวาระ
การประชุมต่างหาก และจัดท าหนังสือเชิญผู้ส่ง
วาระเข้าเสนอวาระต่อที่ประชุมด้วย
ื่
- สร้าง Line กลุ่ม ของการประชุม เพอความ
สะดวกรวดเร็วในการติดต่อประสานงาน
- ก าร จั ด ส่ งห นั งสื อ เชิ ญ ป ระ ชุ ม ให้
