Page 139 - 7-4edoc
P. 139
136
ปัญหา/อปสรรค แนวทางแก้ไข
ุ
5.1.10 การประสานงาน ติดต่อทั้งภายในและ 5.2.10 การประสานงาน ติดต่อทั้งภายในและ
ภายนอก ปัญหาที่พบคือ ภายนอก แนวทางแก้ไข
ิ
์
1) การประสานงานติดต่อกับหน่วยงานภายใน 1) งานสารบรรณควรรวบรวมและพมพบันทึก
ท
โ
ร
ศั
เ
บ
ร์
อ
พ
ผู้ใช้บริการ/เจ้าหน้าที่แต่ละฝ่ายภายในหน่วยงาน ท์ภายในของทุกหน่วยงานเป็น
จ าเบอร์โทรศัพท์ติดต่อหน่วยงานภายในไม่ได้ รูปเล่ม พร้อมทั้งรายชื่อเจ้าหน้าที่ เบอร์มือถือ
กรณีเร่งด่วนมักจะสอบถามเบอร์โทรศัพท์จาก E-mail และ ID Line กลุ่มงานของทุกหน่วยงาน
งานสารบรรณเป็นประจ า ท าให้เสียเวลาใน ส าหรับการติดต่อประสานงานกับคณะ สถาบัน
การค้นหา ส านัก กอง ศูนย์ เก็บไว้ที่งานสารบรรณ เพอ
ื่
2) การประสานงานติดต่อกับหน่วยงานภายนอก ความสะดวก รวดเร็วในการประสานงาน
2
)
า
บ
ร
ร
ส
า
หลังจากงานสารบรรณได้ด าเนินการกรอกข้อมูล รณควรใช้น้ าเสียงที่นุ่มนวลและจด
น
ง
และส่งแบบตอบรับการเข้าร่วมประชุมโดยวิธีการ บันทึกรายละเอยด เช่น ขอทราบชื่อเจ้าหน้าที่ที่
ี
ส่ง Fax หรือส่ง E-mail และโทรศัพท์สอบถาม ได้ติดต่อประสานงานด้วย เบอร์โทรศัพท์ติดต่อ
หน่วยงานภายนอกว่าได้รับเอกสารหรือยัง ภายใน เบอร์มือถือ และ E-mail เพอเป็นข้อมูล
ื่
โทรศัพท์สอบถามหน่วยงานภายนอกว่าได้รับ ในการประสานงานครั้งต่อไป
เอกสารหรือยัง และข้อความที่ได้รับชัดเจน
หรือไม่ งานสารบรรณต้องรายงานให้
ผู้อานวยการทราบว่าได้ด าเนินการจัดส่งแบบ
ตอบรับฯ เรียบร้อยแล้ว แต่ไม่ได้สอบถามชื่อผู้ที่
ื่
ประสานงานด้วย เพอเป็นการยืนยันและ
การติดตามงานในครั้งต่อไป
้
5.1.11 การจัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามหมวดหมู่ 5.2.11 การจัดเก็บเข้าแฟมตามหมวดหมู่
ื
ปัญหาที่พบคือ งานแต่ละฝ่ายเป็นผู้ด าเนินการ แนวทางแก้ไข งานสารบรรณขอความร่วมมอกับ
้
จัดเก็บเอกสาร ดูแล และรักษาแฟมเอกสาร ทุกฝ่ายงานภายในหน่วยงาน เรื่อง การจัดเก็บ
ข้
เ
ร
อ
ก
้
เ
ส
ตามหมวดหมู่แต่ละงานที่ตนเองรับผิดชอบ าแฟมตามหมวดหมู่ให้แล้วเสร็จ
า
กรณีเอกสารมีจ านวนมากยังไม่ได้ด าเนินการ หลังจากด าเนินการเรียบร้อยแล้ว เพอความเป็น
ื่
จัดเก็บเข้าแฟม รวบรวมสะสมอยู่ในตะกร้าเก็บ ระเบียบ สะดวกและรวดเร็วในการค้นหาเอกสาร
้
ิ
้
์
เอกสาร และมีบางแฟมที่ยังไม่ได้พมพชื่อ
้
หมวดหมู่ติดที่สันแฟม ท าให้เอกสารกระจัด
กระจายหรืออาจสูญหายได้
คู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ส านักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร
