Page 135 - 7-4edoc

132

5.1 ปัญหา/อุปสรรค

- การลงทะเบียนหนังสือรับเรื่องทั่วไประบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ปัญหาที่พบคือ

ปัญหา/อปสรรค แนวทางแก้ไข
ุ
5
.
5.1.1 การลงทะเบียนหนังสือรับทั่วไประบบ 2.1 การลงทะเบียนหนังสือรับเรื่อง ทั่วไประบบ
สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ปัญหาที่พบคือ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ แนวทางแก้ไข
1) ไม่ลงวันที่และส่งมาผิดหน่วยงาน 1) เมื่องานสารบรรณตรวจพบข้อผิดพลาดของ
2) การใส่เครื่องหมายจุด (.) ข้างหลังรหัสหน่วยงาน ข้อความในเอกสารที่ส่งมา ควรโทรศัพท์แจ้งให้

เช่น ที่ อว. หน่วยงานเจ้าของเรื่องทราบถึงปัญหาและ
์
ื่
3) การพิมพเลขรหัสหน่วยงานสลับกัน เช่น ข้อผิดพลาด เพอแก้ไขหรือส่งเอกสารฉบับใหม่ที่
คณะวิศวกรรมศาสตร์ เลขรหัสที่ อว 0625.07 ถูกต้องกลับมา หรือแจ้งเพอทราบและขออนุญาต
ื่
4) การเรียงล าดับตัวเลขภายในบันทึกขอความ ด าเนินการแก้ไขเอง เพอเป็นการไม่เสียเวลา
ื่
้
เช่น ข้อความที่พมพ์ส่งมาเรียงล าดับตัวเลข ก่อนส่งให้หัวหน้าบริหารงานทั่วไปตรวจทาน
ิ

ื่
ขึ้นต้นเป็น 3, 4 ... ความถูกต้อง และน าเสนอผู้อานวยการเพอ
5) การเปลี่ยนเลขวันที่แต่ไม่เปลี่ยนชื่อวัน หรือลืม พิจารณาอนุมัติ/สั่งการ/ลงนามและวันที่
ลงวันที่ 2) รหัสหน่วยงานที่ถูกต้อง คือ ที่ อว ไม่ต้องมีจุด
3) เลขรหัสคณะที่ถูกต้อง คือ ที่ อว 0652.07

4) การเรียงล าดับตัวเลขภายในบันทึกข้อความที่
ถูกต้อง ควรเรียงล าดับเริ่มต้นที่ 1, 2 ...

5) การเปลี่ยนเลขวันที่แต่ไม่เปลี่ยนชื่อวัน หรือลืม
ลงวันที่ งานสารบรรณควรเพมความระมัดระวัง
ิ่
รอบคอบ และตรวจทานความถูกต้องทุกครั้ง
ในส่วนที่พบข้อผิดพลาดซ้ า ๆ

5.1.2 การลงทะเบียนรับหนังสือระบบสารบรรณ 5.2.2 การลงทะเบียนรับหนังสือระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส์เรื่อง แจ้งเวียนเพื่อทราบโดยทั่วกัน
อเล็กทรอนิกส์ เรื่อง แจ้งเวียนเพอทราบโดย
ิ
ื่
ิ
์
ทั่วกันและไม่มีการสั่งพมพเอกสาร ปัญหาที่พบคือ และไม่ต้องสั่งพมพเอกสาร แนวทางแก้ไข
ิ
์
งานสารบรรณลงทะเบียนรับหนังสือ 1 ครั้งมี หลังจากลงทะเบียนส่งหนังสือในระบบ (E-doc)
แจ้งเวียนให้เจ้าหน้าที่ทุกคนทราบแล้วง า น
จ านวนหลายเรื่องและมีการส่งข้อมูลรายละเอยด สารบรรณจะประชาสัมพนธ์ โดยการแจ้งด้วย
ี
ั
จ านวนมาก ประมาณ 40 – 100 หน้าขึ้นไปเป็น วาจาเพอให้เจ้าหน้าที่ทุกคนรับทราบอกครั้งโดย
ี
ื่
การสิ้นเปลืองกระดาษจ านวนมาก งานสารบรรณ ทั่วกัน
ด าเนินการแจ้งเวียนเพอทราบ ลงทะเบียนส่ง
ื่
หนังสือระบบสารบรรณอเล็กทรอนิกส์ (E-doc) แต่
ิ
เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานไม่ได้เปิดอ่านข้อความอย่าง
สม่ าเสมอ ท าให้ไม่ทราบข่าวสารและข้อมูล
การประชาสัมพันธ์เท่าที่ควร

คู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ส านักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร