Page 138 - 7-4edoc

135

ุ
ปัญหา/อปสรรค แนวทางแก้ไข
5.1.7 ขั้นตอนการขอเบิกเงินค่าน้ าดื่มประจ า 5.2.7 ขั้นตอนการขอเบิกเงินค่าน้ าดื่มประจ า
เดือน... ปัญหาที่พบคือ ใบส่งของ/ใบก ากับ เดือน... แนวทางแก้ไข งานสารบรรณด าเนิน
ภาษีมีขนาดเล็กไม่ได้มาตรฐาน งานสารบรรณ การโดยน าใบส่งของ/ใบก ากับภาษีที่มีขนาด
ื่
ด าเนินการรวบรวมเอกสารเพอขอเบิกเงิน ไม่ได้มาตรฐานมาปะติดกับกระดาษ A4
ค่าน้ าดื่ม ประจ าเดือน... อาจท าให้เอกสารส าคัญ เพอจัดท าบันทึกเอกสารการเบิกเงินส่งกองคลัง
ื่
สูญหายได้ง่าย เป็นขนาดที่มาตรฐาน ป้องกันการตกหล่นหรือ
สูญหาย

5.1.8 การเกษียณหนังสือเบื้องต้น ปัญหาที่พบ 5.2.8 การเกษียณหนังสือเบื้องต้น
คือ เอกสารบางเรื่องงานสารบรรณไม่สามารถ แนวทางแก้ไข ผู้ที่ท าหน้าที่งานสารบรรณต้อง
วิเคราะห์ได้ว่าจดหมายจากหน่วยงานภายนอก สามารถวิเคราะห์เนื้อหาจดหมายจากหน่วยงาน
เป็นของงานฝ่ายไหนที่มีหน้าที่รับผิดชอบน าไป ภายนอกได้อย่างความถูกต้อง แม่นย า และ

ด าเนินการ งานสารบรรณต้องน าบันทึกขอความ จดจ าหน้าที่ความรับผิดชอบของงานทุกฝ่าย
้
ไปสอบถามงานแต่ละฝ่ายท าให้เสียเวลา ภายในหน่วยงานให้ได้ เพราะจะท าให้
การเกษียณหนังสือเบื้องต้นไม่ผิดพลาดและ
ไม่เสียเวลา ในการวิเคราะห์และแยกประเภทให้

ถูกต้องกับผู้รับผิดชอบงาน

5.1.9 งานสแกนเอกสารการลงทะเบียนส่ง 5.2.9 งานสแกนเอกสารเพอลงทะเบียนส่งหนังสือ
ื่
หนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ปัญหาที่ ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ อ เ ล็ ก ท ร อ นิ ก ส์
ิ
พบคือ การท างานของเครื่อง Scan รุ่นเก่าเป็น แนวทางแก้ไข ส านักวิทยบริการและเทคโนโลยี
ครุภัณฑ์ของหน่วยงานเกี่ยวกับระบบการลื่นไหล ทศควรปรับปรุงระบบการเชื่อมโยง
า
เ
ส
น
ร
ส
ของกระดาษ ถ้าเอกสารจ านวน 5-7 แผ่นเครื่อง ข้อมูลการ Scan เอกสารมาที่เครื่อง Printer รุ่นใหม่
Scan จะท างานปกติกระดาษสามารถลื่นไหล ที่มีประสิทธิภาพสูง มีฟังก์ชันในการท างานได้อย่าง
ออกมาทีละแผ่น แต่ถ้าเอกสารลงทะเบียน หลากหลาย เช่น ถ่ายเอกสารได้ทั้งสี - ขาวด า ถ่าย
หนังสือส่ง 1 เรื่องมีจ านวนตั้งแต่ 8 แผ่นขึ้นไป เอกสารหน้า – หลัง จัดเอกสารเป็นชุด และสแกน
การท างานของเครื่อง Scan จะเกิดปัญหาทันที เอกสารครั้งละจ านวนมาก ๆ โดยการเชื่อมโยงระบบ

คือ กระดาษจะลื่นไหลซ้อนติดกันออกมาครั้งละ E-doc กับเครื่องคอมพิวเตอร์ เพื่อให้การลงทะเบียน
ิ
2-3 แผ่น หรือลื่นไหลออกมาเป็นปึก ต้องเริ่ม ส่งหนังสือระบบสารบรรณอเล็กทรอนิกส์ E-doc มี
Return to main screen และ Start ใหม่หลาย ความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพในการท างาน
ครั้ง ท าให้เสียเวลาและลงทะเบียนหนังสือส่ง สามารถ Scan เอกสารได้ครั้งละจ านวนมาก

ระบบ E-doc ไม่ได้

คู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ส านักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร