Page 162 - 7-4edoc
P. 162
159
55.1 ประทับตราก าหนดเก็บหนังสือตามข้อ 73 ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่น
แรกของหนังสือฉบับนั้น และลงลายมือชื่อย่อก ากับตรา
55.1.1 หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราค าว่า ห้ามท าลาย ด้วยหมึก
สีแดง
55.1.2 หนังสือที่เก็บโดยมีก าหนดเวลา ให้ประทับตราค าว่าเก็บถึง พ.ศ. ...
ด้วยหมึกสีน้ าเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง
55.2 ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐานตามแบบที่ 20 ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอียดดังนี้
55.2.1 ล าดับที่ ให้ลงเลขล าดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
55.2.2 วันเก็บ ให้ลงวัน เดือน ปีที่น าหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ
55.2.3 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
55.2.4 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
55.2.5 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลง
สรุปเรื่องย่อ
55.2.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขล าดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
55.2.7 ก าหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่ก าหนดในตราก าหนด
เก็บหนังสือตามข้อ 55.1
55.2.8 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้ามี)
ื่
ข้อ 56 การเก็บไว้เพอใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่
จ าเป็นจะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจ า ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตาม
ข้อ 54 ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้ เมื่อหมดความจ าเป็นที่
จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ
54 และข้อ 55 โดยอนุโลม
10
ข้อ 57 อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
57.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการ
รักษาความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ
57.2 หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี ส านวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน
หรือหนังสืออนใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนก าหนดไว้เป็นพเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตาม
ื่
ิ
กฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
10 ข้อ 57 แก้ไขเพิ่มเติมโดยระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2548