Page 120 - บทความแนวปฏิบัติที่ดี KM มทร.+2 ครั้งที่ 10
P. 120
114
สารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ ที่ใช้ในการจัดสรรทรัพยากรให้เหมาะสม มีการประมวลผลบริหารติดตามการ
ด าเนินงาน การบันทึกข้อมูลโครงการตามแผน สรุปผลของโครงการ และรายงานงบประมาณของแต่ละ
โครงการได้ อีกทั้งในแผนงานแต่ละโครงการจะต้องให้สอดคล้องกับยุทธศาสตร์อย่างทั่วถึง เพื่อให้ได้ระบบ
สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน ผู้บริหารและบุคคลทั่วไปรวมทั้งผู้มีส่วนได้เสีย
วิธีการด าเนินงาน
ใช้เครื่องมือการจัดการความรู้ (KM tools) และวงจรการพัฒนาระบบ (System Development Life
Cycle : SDLC) ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
ขั้นที่ 1 : เข้าใจปัญหา (Problem Recognition) เพื่อวิเคราะห์ความต้องการของผู้ใช้
ผู้พัฒนาได้ศึกษาเรียนรู้เพื่อเข้าใจระบบการวางแผนงบประมาณ พันธกิจ แผนกลยุทธ์ ยุทธศาสตร์ของ
มหาวิทยาลัยฯ ตัวชี้วัด กฎเกณฑ์และเงื่อนไขต่าง ๆ เกี่ยวกับการของบประมาณ การจัดโครงการ การติดตาม
ประเมินและรายงานโครงการ โดยได้รับความร่วมมือจากเจ้าหน้าที่นโยบายและแผนงบประมาณ (โอภาส
เอี่ยมสิริวงศ์, 2545)
เครื่องมือการจัดการความรู้ (KM Tools) ที่ใช้คือ การเล่าเรื่อง (Story Telling) โดยเจ้าหน้าที่นโยบาย
และแผนงบประมาณ เล่าถึงกระบวนการของงานนโยบายและแผน กฎเกณฑ์ งบประมาณ แผนยุทธศาสตร์
พันธกิจ เงื่อนไข การขออนุมัติโครงการ การด าเนินการโครงการ การติดตามประเมินโครงการ และการรายงาน
โครงการ เป็นต้น อีกทั้งยังได้รับความร่วมมือในการวิเคราะห์เอกสาร ดูแบบฟอร์ม และเล่มรายงานต่าง ๆ
ผู้พัฒนาระบบ สามารถเรียนรู้เข้าใจกระบวนการของงานนโยบายและแผนได้อย่างรวดเร็ว เป็นการ
เรียนรู้จากประสบการณ์การท างานจริง (Lesson Learned) ของเจ้าหน้าที่นโยบายและแผน สภาพปัญหา
พบว่า 1)การเสนอโครงการควรครอบคลุมครบตามพันธกิจ ยุทธศาสตร์ และการประกันคุณภาพระดับ
หลักสูตรและระดับคณะ สามารถมองเห็นได้อย่างโปร่งใส ไม่มากหรือน้อยเกินไป 2)โครงการที่ได้รับอนุมัติ
ควรด าเนินโครงการตามแผนที่ก าหนดไว้ และควรประชาสัมพันธ์ให้ทุกภาคส่วนที่เกี่ยวข้องทราบ หรือก าหนด
อยู่ในแผนการด าเนินงานของคณะ 3)มีการติดตาม ประเมินผลโครงการตามตัวชี้วัด ควรมีการรายงานผ่าน
ระบบสารสนเทศเพื่อเผยแพร่ผลการด าเนินงาน 4)ควรมีการประเมินว่าโครงการใดควรด าเนินการในปีต่อไป
หรือควรปรับเปลี่ยนเพื่อให้เกิดคุณภาพมากขึ้น 5)ควรด าเนินโครงการและจัดท ารายงานต่อมหาวิทยาลัยฯ
ตามก าหนดเวลาในแผนการด าเนินงาน
ขั้นตอนที่ 2 : ศึกษาความเป็นไปได้ (Feasibility Study)
จากการศึกษาสภาพปัญหาของระบบ ผู้พัฒนาระบบได้คิดวิเคราะห์เพื่อหาแนวทางในการประยุกต์ใช้
เทคโนโลยีสารสนเทศ เพื่อแก้ไขปัญหางานให้กับองค์กร และเป็นกรณีศึกษาในการพัฒนาโครงงานทางระบบ
สารสนเทศ แบบปัญหาเป็นฐาน (Problem based learning) โดยการการเสวนา (Dialogue) ร่วมกับเพื่อน ๆ
อาจารย์ที่ปรึกษาซึ่งเป็นผู้สอนงาน (Coaching) วิเคราะห์ถึงโอกาสความเป็นไปถึงการน าเทคโนโลยีสารสนเทศ
มาใช้ พบว่าควรพัฒนาระบบที่มีการท างานในลักษณะออนไลน์ เพื่อรองรับการท างานร่วมกันของผู้ใช้ที่
เกี่ยวข้อง
