Page 151 - 4-2appgoogle

145

57.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการรักษา
ความปลอดภัยแห่งชาติ

57.2 หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี ส านวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือ
ิ
หนังสืออนใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนก าหนดไว้เป็นพเศษแล้วการเก็บให้เป็นไปตาม
ื่
กฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
57.3 หนังสือที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีต ประเพณี สถิติ หลักฐานหรือ

เรื่องที่ต้องใช้ส าหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออนในลักษณะเดียวกันให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทาง
ื่
ราชการตลอดไปหรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก าหนด
ื่
57.4 หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่ส าเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จากที่อนให้
เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี

57.5 หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความส าคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจ า
เมื่อด าเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เป็นเอกสาร
ื่
สิทธิ หากเห็นว่าไม่มีความจ าเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปีให้ท าความตกลงกับกระทรวงการคลังเพอขอ
ท าลายได้

ข้อ 58 ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปีนับจากวันที่ได้จัดท าขึ้น ที่เก็บไว้ ณ
ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปีให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร
ภายในวันที่ 31 มกราคมของปีถัดไป เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้

58.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมายหรือ ระเบียบว่าด้วยการรักษา
ความปลอดภัยแห่งชาติ
58.2 หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบที่ออกใช้เป็นการทั่วไป ก าหนดไว้เป็นอย่าง
อื่น
58.3 หนังสือที่ส่วนราชการมีความจ าเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น ให้จัดท าบัญชีหนังสือ

ครบ 25 ปีที่ขอเก็บเองส่งมอบให้กองจดหมายแห่งชาติ กรมศิลปกร
ข้อ 59 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี และบัญชีหนังสือครบ 25 ปีที่ขอเก็บเองอย่างน้อยให้มีต้นฉบับ
ื่
และส าเนาคู่ฉบับ เพอให้ส่วนราชการ ผู้มอบและกองจดหมายเหตุแห่งชาติกรมศิลปากร ผู้รับมอบ
ยึดถือไว้เป็นหลักฐานฝ่ายละฉบับ
59.1 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ให้จัดท าตามแบบที่ 21 ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอียด ดังนี้
59.1.1 ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี ประจ าปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่

จัดท าบัญชี
59.1.2 กระทรวง ทบวง กรมกอง ให้ลงชื่อส่วนราชการที่จัดท าบัญชี
59.1.3 วันที่ ให้ลงวันเดือนปีที่จัดท าบัญชี
59.1.4 แผนที่ ให้ลงเลขล าดับขอบแผ่นบัญชี

59.1.5 ล าดับที่ ให้ลงเลขล าดับเรื่องของหนังสือที่ส่งมอบ
59.1.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขล าดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บ
59.1.7 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ