Page 150 - 4-2appgoogle

144

54.1.1 ล าดับที่ ให้ลงเลขล าดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
54.1.2 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ

54.1.3 ลงวันที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบับ
54.1.4 เรื่องให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเรื่อง
ย่อ
54.1.5 อายุการเก็บหนังสือให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึงในกรณี ให้เก็บไว้ตลอดไป

ให้ลงค าว่า ห้ามท าลาย
ี
54.1.6 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้าม)
54.2 ส่งหนังสือและเรื่องปฏิบัติทั้งปวงที่เกี่ยวข้องกับหนังสือนั้น พร้อมทั้งบัญชีหนังสือส่งเก็บ
ไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้น ๆ ก าหนด

ข้อ 55 เมื่อได้รับเรื่องจากเจ้าของเรื่องตามข้อ 54 แล้ว ให้เจ้าหน้าที่ ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ
ปฏิบัติดังนี้
55.1 ประทับตราก าหนดเก็บหนังสือตามข้อ 73 ไว้ที่มุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรก
ของหนังสือฉบับนั้นและลงลายมือชื่อย่อก ากับตรา

55.1.1 หนังสือที่ต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราค าว่า ห้ามท าลาย ด้วยหมึก
สีแดง
55.1.2 หนังสือที่เก็บโดยมีก าหนดเวลา ให้ประทับตราค าว่า เก็บถึง พ.ศ. .... ด้วย

หมึกสีน้ าเงิน และลงเลขของปีพุทธศักราชที่ให้เก็บถึง
55.2 ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เป็นหลักฐานตามแบบที่ 20 ท้ายระเบียบโดยกรอก
รายละเอียดดังนี้
55.2.1 ล าดับที่ ให้ลงเลขล าดับเรื่องของหนังสือที่เก็บ
55.2.2 วันเก็บ ให้ลงวันเดือนปีที่น าหนังสือนั้นเข้าทะเบียนเก็บ

55.2.3 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบับ
55.2.4 ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือแต่ละฉบับ
55.2.5 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปย่อ

55.2.6 รหัสแฟ้ม ให้ลงหมายเลขล าดับหมู่ของการจัดแฟ้มเก็บหนังสือ
55.2.7 ก าหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามที่ก าหนดในตราก าหนดเก็บ
หนังสือตามข้อ 55.1
55.2.8 หมายเหตุ ให้บันทึกข้อความอื่นใด (ถ้าม)
ี
ื่
ข้อ 56 การเก็บไว้เพอใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่จ าเป็น
จะต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจ าไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการตามข้อ
54 ให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้เมื่อหมด ความจ าเป็นที่
จะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้วให้จัดส่งหนังสือนั้นไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติ

ตามข้อ 54 และข้อ 55 โดยอนุโลม
ข้อ 57 อายุการเก็บหนังสือ โดยปกติให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้