Page 181 - 5-7meeting
P. 181
๑๔๓
ในการประชุมนั้น หากมีมติที่ประชุมเรื่องใดเป็นเรื่องเร่งด่วนให้จัดท ามติแยกออกมาจากรายงาน
การประชุมฉบับเต็มรูปแบบ และให้ท าทันทีเมื่อการประชุมเสร็จสิ้น เพื่อผู้เกี่ยวข้องด าเนินการต่อไป
รูปแบบรายงานการประชุมของกองกลาง
การประชุมคณบดีผู้อานวยการ สถาบัน ส านัก ได้ปรับใช้เป็นรูปแบบตารางเพอความสะดวก
ื่
ในการรับทราบเนื้อหาและมติของที่ประชุม โดยยังคงรูปแบบการจัดท ารายงานการประชุม
ตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ อยู่แต่ปรับรูปแบบให้เหมาสมกับการใช้งานของ
มหาวิทยาลัยเท่านั้น
๑๒. เสนอผู้ช่วยเลขานุการที่ประชุมตรวจรายงานการประชุม
เมื่อผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จดรายงานการประชุมด าเนินการจดรายงาน
การประชุมเรียบร้อยแล้วให้น าเสนอผู้ช่วยเลขานุการที่ประชุมตรวจสอบรายงานการประชุมว่ามีการสรุป
ู
้
มติที่ประชุมถกต้องและตรงประเด็นของเรื่องที่น าเสนอหรือไม่ ตรวจสอบการใช้ถ้อยค าส านวน การอางอง
ิ
ิ
กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบรูปแบบรายงานการประชุม ความถูกต้องของรูปแบบการพมพรายงาน
์
ก่อนเสนอรายงานการประชุมให้เลขานุการพิจารณาและลงนามในหนังสือส่งรายงานการประชุม
หากมีการแก้ไขรายงานการประชุม ผู้ช่วยเลขานุการตรวจสอบรายงานการประชุมแล้ว อาจพบ
ข้อผิดพลาดหรือความไม่ถูกต้องของรายงานการประชุมนั้น เช่น มติที่ประชุม ส านวนภาษาราชการการ
เรียบเรียงประโยค และกฎ ระเบียบที่เกี่ยวข้อง รูปแบบรายงานการประชุม รูปแบบหนังสือน าส่งรายงาน
การประชุม การพมพหนังสือ เป็นต้น จะแก้ไขส่งคืนรายงานการประชุมให้กับผู้ที่ได้รับมอบหมายให้จด
์
ิ
รายงานการประชุมแก้ไขให้ถูกต้อง
๑๓. เสนอเลขานุการที่ประชุมพิจารณารายงานการประชุมและลงนามในหนังสือ
หลังจากมีการแก้ไขรายงานการประชุมตามข้อเสนอแนะของเลขานุการที่ประชุมแล้ว
ฝ่ายเลขานุการ จัดท าหนังสือน าส่งรายงานการประชุม โดยใช้รูปแบบหนังสือชนิดหนังสือภายใน และ
หากมีการแก้ไขรายงานการประชุมเลขานุการที่ประชุมตรวจสอบรายงานการประชุมแล้ว
อาจพบข้อผิดพลาดหรือความไม่ถูกต้องของรายงานการประชุมนั้น จะแก้ไขและส่งคืนรายงานการประชุม
ให้กับฝ่ายเลขานุการแก้ไขให้ถูกต้อง
๑๔. ฝ่ายเลขานุการด าเนินการส่งรายงานการประชุมทางระบบ e – Document หรือ
e – Meeting ให้คณะกรรมการรับรอง
ฝ่ายเลขานุการส่งรายงานการประชุมให้ผู้เกี่ยวข้องพิจารณาและรับรองรายงานการประชุมและ
ด าเนินการตามมติที่ประชุม ทางระบบ e - Document หรือระบบ e – Meeting โดยด าเนินการน า
หนังสือส่งรายงานการประชุม ที่เลขานุการลงนามแล้ว ส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน
