Page 55 - 5-7meeting
P. 55
๔๘
การประสานงาน อาจกระท าได้เป็น 2 ลักษณะ คือ
ิ
1. การประสานงานอย่างเป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบมีพธีการ ที่ต้องปฏิบัติ
เช่น มีหนังสือติดต่อหรือ แจ้งเป็นลายลักษณ์อักษร หรือเสนอรายงานเป็นล าดับชั้น เป็นต้น
ิ
2. การประสานงานอย่างไม่เป็นทางการ หมายถึง การประสานงานแบบไม่เป็นพธีการเพยงแต่
ี
ท าความตกลงให้ทราบถึงการที่จะปฏิบัติให้เป็นไปตามจังหวะเวลาเดียวกัน และด้วยจุดประสงค์เดียวกัน
การด าเนินการต้องอาศัยความใกล้ชิดสนิทสนมเป็น ระหว่างบุคคล ไม่มีแบบแผน เป็นการติดต่อแบบ
เผชิญหน้าซึ่งกันและกัน ผลดีก็คือสามารถมีความเข้าใจที่ตรงกันและชัดเจนที่สุด เช่น การประสานงาน
ด้วยวาจาทางโทรศัพท์หรือการเข้าพบผู้ที่ติดต่อโดยตรง
เทคนิควิธีในการประสานงาน
ผลลัพธ์ที่ดีเกิดจากการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ ดังนี้
1. การใช้เครื่องมือสื่อสาร
การใช้เครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรศัพท์โทรสาร จดหมาย อเล็กทรอนิกส์เป็นเครื่องมือสื่อสารที่
ิ
รวดเร็ว ประหยัดเวลา มีแนวทางปฏิบัติดังนี้
- ก่อนเริ่มประสาน คิดก่อนว่า เราต้องการอะไร เมื่อไร ที่ไหน อย่างไร ควรติดต่อใคร
หน่วยงานใด
- ควรมีบัญชีโทรศัพท์ของบุคคลและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง ไว้เป็นส่วนตัว และส่วนกลาง
- เมื่อติดต่อกับผู้ใด ควรจดชื่อและเบอร์โทรศัพท์ของผู้นั้นไว้ ใช้ติดต่อในโอกาสต่อไป บางครั้ง
ท าเป็นบัญชีไว้ในปกแฟ้มเรื่องนั้นๆ
- ควรประสานกับระดับเดียวกัน หรือต่ ากว่าก่อน
- ใช้ค าพูดสุภาพ ให้เกียรติคู่สนทนาแม้รู้ว่าเขามีต าแหน่ง ต่ ากว่า ไม่พูดยกตนข่มท่าน
- อาจหาข้อมูลก่อนว่า ผู้ที่เราจะโทรติดต่อ เป็นผู้ใด ต าแหน่งหน้าที่ใด อายุเท่าใด เมื่อสนทนา
กันอาจเรียก พี่ น้อง ท่าน จะท าให้เขารู้สึกดี
- การอ่อนน้อมถ่อมตนด้วยความจริงใจ มักเป็นที่พอใจของผู้อื่น
- ในการประสานงานครั้งที่ 2 หลังจากรู้จักกันแล้ว อาจทักทายหรือซักถามด้วยความห่วงใย
จริงใจ เกี่ยวกับเรื่อง สุขภาพ การงาน ฯลฯ ก่อนประสานเรื่องงาน
- กล่าวค าขอบคุณทุกครั้งก่อนจบการสนทนา
- เมื่อรับปากเรื่องใดไว้ต้องรีบท า เช่น จะรีบส่งโทรสารไป ให้จะรีบท าหนังสือไป
