Page 56 - 5-7meeting

๔๙

2. การประสานด้วยหนังสือ

การประสานงานด้วยหนังสือใช้ในกรณีที่เป็นงานประจ าที่ทั้งสองหน่วยงาน ทราบระเบียบปฏิบัติ
อยู่แล้ว มีแนวทางปฏิบัติดังนี้

1. หากเป็นเรื่องใหม่ ควรประสานทางโทรศัพท์ก่อนเสมอ

2. ตัวอย่างเรื่องที่อาจต้องมีหนังสือไป หลังจากโทรติดต่อด้วยวาจาแล้ว เช่น ขอทราบข้อมูล
ขอหารือ ขอทราบความต้องการ ขอรับการสนับสนุน ขอความอนุเคราะห์ ฯลฯ

3. การร่างหนังสือ ควรให้ถูกหลักการถูกต้องถูกใจ(ผู้รับ)

4. การร่างหนังสือขอรับการสนับสนุน หรือขอความอนุเคราะห์ ควรประกอบด้วย (1) เหตุที่มี
หนังสือมา (2) ยกย่องหน่วยงานที่จะขอรับการสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์ (3) เรื่องราวที่ต้องการ

ขอรับ การสนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์ (4) ตั้งความหวังที่จะได้รับการ สนับสนุน/ขอความอนุเคราะห์
และ (5) ขอบคุณ

5. การร่างหนังสือขอความร่วมมือ ควรประกอบด้วย (1) เหตุ ที่มีหนังสือมา (2) ความจ าเป็น
และเรื่องที่จะขอความร่วมมือ (3) เรื่อง ราวที่ต้องการขอความร่วมมือ (4) ตั้งความหวังที่จะได้รับ

ความร่วมมือ และ (5) ขอบคุณ

6. เมื่อได้รับการสนับสนุน การอนุเคราะห์แล้ว ควรมีหนังสือ ไปขอบคุณหน่วยงานนั้นๆ เสมอ
เพื่อสานความสัมพันธ์ไว้ส าหรับโอกาสต่อไป

3. การพบปะด้วยตนเอง

การพบปะด้วยตนเอง เป็นการประสานงานที่ดีที่สุดเพราะได้ พบหน้า ได้เห็นบุคลิกลักษณะ
สีหน้าท่าทาง ของผู้ติดต่อทั้งสองฝ่าย มีเวลาในการซักถามท าความเข้าใจกันได้อย่างพอเพยง เพราะทั้ง
ี
ื่
สองฝ่ายต้องวางมือจากงานอนๆ ทั้งหมด มีข้อเสีย คือ ใช้เวลามาก มักใช้การพบปะในกรณีที่เป็นเรื่อง
ี
ี
นโยบาย เป็นเรื่องส าคัญ หรือมีรายละเอยดมาก หรือต้องการให้เกียรติให้ความส าคัญแกอกฝ่ายหนึ่ง หรือ
่
่
ต้องการสร้างความรู้สึกที่ดีแกอีกฝ่ายหนึ่ง ให้เขารู้สึกว่าเราให้ความ ส าคัญแกเขาด้วยการมาพบด้วยตนเอง
่
มีแนวทางปฏิบัติดังนี้
1. ควรเตรียมหัวข้อหารือไปให้พร้อม และจดบันทึกไว้หากอกฝ่ายไม่ได้บันทึก เราอาจบันทึก
ี
สั้นๆ ใส่กระดาษโน้ตไว้ให้เขา หรือ เตรียมพมพรายการไปล่วงหน้า เพอให้เขามีบันทึกช่วยจ า และใช้
ิ
์
ื่
สั่งการขั้นต้นแก่บุคลากรในหน่วยงานของเขาได้
2. เมื่อรับปากเรื่องใดไว้ต้องรีบท า เช่น จะรีบส่งเอกสารไปให้หรือจะรีบท าหนังสือไป