Page 70 - 5-7meeting
P. 70
๖๓
๓.๓ ข้อควรระวังในการปฏิบัติงาน
1. ขั้นตอนก่อนการประชุม ข้อควรระวังในการท างาน
๑.๑ รับนโยบายจากผู้บริหารเพื่อก าหนดวัน - การรับนโยบายก าหนดวันประชุม หากได้รับ
ประชุมและจัดท าปฏิทินประจ าเดือน การมอบหมายด้วยวาจา ให้จัดท าบันทึกเก็บไว้เป็น
หลักฐานเพอใช้เป็นเอกสารแนบในการจัดท า
ื่
หนังสือต่าง ๆ
- ตรวจสอบให้รอบคอบว่าแจ้งปฏิทินการ
ประชุมให้ ประธาน เลขานุการ และคณะกรรมการ
ื่
ทุกท่านทราบ เพอจะได้บันทึกไว้ในตารางนัดหมาย
ไว้ล่วงหน้า โดยไม่ต้องซ้ าซ้อนกับงานอื่น
๑.๒ จองห้องประชุมและประสาน - ประสานงานด้วยวาจากับฝ่ายจัดห้องประชุม
การเตรียมสถานที่ เพื่อตรวจสอบตารางว่างของห้องประชุมกอนท าร่าง
่
ปฏิทินการประชุมเสนอผู้บริหาร
- ส่งร่างปฏิทินให้ฝ่ายจัดประชุมบันทึกการจอง
ห้องประชุมในเบื้องต้น เพอป้องกันห้องประชุมไม่
ื่
ว่าง จากนั้นจึงส่งหนังสือขอใช้ห้องประชุมตามไป
อีกครั้ง
๑.๓ จัดท าหนังสือเชิญประชุม/ขอระเบียบ - ต้องประสานงานกับส่วนที่เกี่ยวข้องก่อนเสมอ
วาระการประชุม ก่อนที่จะออกหนังสือเชิญประชุม เช่น ตรวจสอบ
วันว่างของประธาน ตรวจสอบตารางว่างของห้อง
ประชุม แม้จะมีหนังสือแจ้งไปแล้วก็ตาม
- ต้องหมั่นติดตามการเสนอเรื่องเป็นระเบียบ
วาระการประชุมจากหน่วยงานให้ส่งภายใน
ระยะเวลาที่ก าหนด หากหน่วยงานส่งล่าช้าท าให้
ฝ่ายเลขานุการต้องเร่งจัดท าระเบียบวาระการ
ประชุมในวันที่ต้องส่งเล่มระเบียบวาระการประชุม
ให้คณะกรรมการ
