Page 46 - 3-16erpsystem
P. 46
บทที่ 4
เทคนิคและขั้นตอนในการปฏิบัติงาน
ระบบการควบคุมภายในเกี่ยวกับเงินสดที่ดี มหาวิทยาลัยจึงก าหนดให้มีการรับเงิน และ
การจ่ายเงิน ทุกรายการผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารของมหาวิทยาลัย การรับเงินทุกรายการให้น า
ื่
ฝากธนาคาร และการจ่ายเงินทุกรายการให้จ่ายด้วยเช็ค หรือการโอนผ่านบัญชีธนาคาร เพอ
ควบคุมและตรวจสอบได้ง่าย สามารถสอบทานการปฏิบัติงานของผู้ปฏิบัติงานได้ ดังนั้นในวันสิ้น
งวดบัญชี ยอดเงินฝากธนาคารตามบัญชีแยกประเภทเงินฝากธนาคารในระบบ ERP กับ ยอดบัญชี
เงินฝากธนาคารที่คงเหลืออยู่จริงในสมุดบัญชีธนาคารของมหาวิทยาลัย ทั้ง 2 ฝ่ายควรมียอดที่
ตรงกัน แต่ในทางปฏิบัติจะพบว่า มีสาเหตุที่เกิดขึ้นหลายประการที่ท าให้ยอดคงเหลือตามบัญชีเงิน
ฝากธนาคาร ไม่ตรงกัน ซึ่งท าให้มหาวิทยาลัยต้องการทราบถึงความแตกต่างดังกล่าว พร้อมระบุ
สาเหตุ และการควบคุมเหตุการณ์ที่คาดว่าจะเกิดขึ้น ผู้เขียนจึงได้จัดท า คู่มือการปฏิบัติงาน การ
ื่
กระทบยอดเงินฝากธนาคารในระบบ ERP ฉบับนี้ขึ้น เพออธิบายขั้นตอนการกระทบยอดเงินฝาก
ี
ธนาคารในระบบ ERP วิธีที่ 1 คือ ใช้ยอดคงเหลือตามรายละเอยดใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร
(Bank Statement) เป็นหลัก แล้วเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือในรายงานการแสดงยอดบัญชีแยก
ประเภทเงินฝากธนาคารในระบบ ERP ถ้ารายการใดในรายงานการแสดงยอดบัญชีแยกประเภทบัญชี
เงินฝากธนาคารในระบบ ERP แตกต่างจากใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Statement) จะต้อง
แสดงรายการกระทบยอดให้ตรงกับใบแจ้งยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Statement) ต้องหาสาเหตุ
ของข้อแตกต่างที่เกิดขึ้น หากพบข้อผิดพลาดต้องแก้ไขปรับปรุงรายการให้ถูกต้องในวันสิ้นงวดบัญชี
การกระทบยอดบัญชีเงินฝากธนาคารของมหาวิทยาลัยดังกล่าว เป็นส่วนประกอบที่ส าคัญของ
รายงานการเงิน และเป็นส่วนหนึ่งในเกณฑ์การประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชีของส่วนราชการ
เพราะมีความส าคัญในการตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของยอดคงเหลือในรายงานการแสดง
ยอด ซึ่งเกณฑ์การประเมินผลการปฏิบัติงานด้านบัญชีของส่วนราชการ จะให้คะแนนเป็นร้อยละ
ตามจ านวนหน่วยเบิกจ่ายภายใต้สังกัดที่สามารถจัดท างบเทียบยอดเงินฝากธนาคารสม่ าเสมอทุก
เดือน และทุกบัญชีเงินฝากธนาคาร ซึ่งจะส่งผลให้การเข้าตรวจสอบของส านักงานตรวจสอบภายใน
และส านักงานการตรวจเงินแผ่นดิน เป็นไปอย่างถูกต้อง ตามหลักเกณฑ์และมาตราฐานก าหนด
