Page 41 - 7-3eMeeting
P. 41
๒๗
๓.๑.๑.๔ การจัดเตรียมสถานที่ประชุม และอุปกรณ์ในการประชุม
การจัดเตรียมสถานที่ประชุมและอุปกรณ์ในการประชุม ฝ่ายเลขานุการหรือผู้ได้รับมอบหมาย
มีหน้าที่เตรียมความพร้อมของสถานที่จัดประชุม ซึ่งในการประชุมแต่ละครั้งอาจจะจัดเตรียมความพร้อมของ
สถานที่แตกต่างกน โดยคำนึงถึงจำนวนผู้เข้าประชุม ลักษณะการประชุม วัตถุประสงค์ของการประชุม ซึ่งฝ่าย
ั
เลขานุการ หรือผู้ได้รับมอบหมาย มีหน้าที่ศึกษาข้อมูลเบื้องต้นก่อนการประชุม ได้แก่ หัวข้อของการประชุม
ระเบียบวาระการประชุม รูปแบบการนำเสนอข้อมูลและเอกสารประกอบการประชุม จำนวนและประเภทของ
ื่
ุ
ผู้เข้าประชุม รวมถึงการใช้งานอปกรณ์ต่าง ๆ ในห้องประชุม เพอให้การประชุมประสบผลสำเร็จตาม
วัตถุประสงค์ และดำเนินไปด้วยความเรียบร้อย
การจัดเตรียมห้องประชุมให้มีความเหมาะสม ฝ่ายเลขานุการหรือผู้ได้รับมอบหมายจะต้อง
ุ
ตรวจสอบวัสดุอปกรณ์ให้เรียบร้อยก่อนการประชุม ได้แก่ เครื่องอดเสียง โต๊ะ เก้าอ ความสะอาด แสงสว่าง
ั
ี้
ไฟฟ้า เครื่องปรับอากาศ เครื่องเสียง ไมโครโฟน เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องฉายแผ่นทึบ โปรเจคเตอร์ สัญญาณ
อินเตอร์เน็ตไร้สาย และความพร้อมของระบบประชุมอิเล็กทรอนิกส์ มทร.พระนคร (e-Meeting)
๓.๑.๑.๕ หลักการจดบันทึกการประชุม
เมื่อมีการประชุม ฝ่ายเลขานุการมีหน้าที่จดบันทึกการประชุม เพอจัดทำรายงาน
ื่
การประชุม ซึ่งสามารถดำเนินการจดบันทึกการประชุมได้ ๓ วิธี ดังนี้ (ประวีณ ณ นคร ๒๕๕๑ : ๑๖๒-๑๖๓)
ี
ู
ู
๑) จดบันทึกละเอยดทุกคำพดของของกรรมการหรือผู้พดทุกคน พร้อมด้วยมติของ
ที่ประชุม
ู
ิ
๒) จดบันทึกย่อเรื่องที่พจารณา ย่อคำพดที่เป็นใจความสำคัญของกรรมการหรือ
ผู้พูดทุกคน อันเป็นเหตุนำไปสู่มติของที่ประชุม พร้อมด้วยมติของที่ประชุม
ิ
๓) จดบันทึกสรุปสาระสำคัญของเรื่อง ความเห็น เหตุผลในการพจารณาและมติของ
ที่ประชุม
ซึ่งการเลือกวิธีจดบันทึกการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ประธานและเลขานุการของ
ที่ประชุมปรึกษาหารือกัน โดยหลักการจับประเด็นเพอสรุปความจากเรื่องที่เสนอให้ตรงประเด็นและชัดเจน
ื่
มีดังนี้
๑) เรื่องแจงทราบ ให้ใชเทคนิคจับประเด็นจากคำถาม ๕W๑H ดังนี้
(๑) Who ใคร (ในเรื่องนั้นมีใครบาง)
(๒) What ทําอะไร (แตละคนทําอะไร)
(๓) Where ที่ใด (เหตุการณหรือสิ่งที่ทํานั้นอยูที่ใด)
(๔) When เมื่อใด (เหตุการณหรือสิ่งที่ทํานั้นเกิดขึ้นเมื่อใด)
(๕) Why ทําไม (เหตุใดจึงไดทําสิ่งนั้น หรือเกิดเหตุการณนั้น)
(๖) How อยางไร (เหตุการณหรือสิ่งที่ทํานั้นทําเปนอยางไร)
