Page 22 - 7-4edoc

19

ภาระงาน ระเบียบการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้อง

2.2.2 หนังสือส่งภายใน
(1) ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของหนังสือ
(2) ลงทะเบียนส่งหนังสือ โดยกรอกเลขทะเบียนส่งจาก
หน่วยงานผู้ส่งถึงหน่วยงานผู้รับลายมือชื่อผู้รับ และวันที่รับหนังสือ
นั้น หากเป็นหนังสือเร่งด่วนจะส่งทาง E-mail และประสานการรับ

เอกสารทางโทรศัพท์อีกครั้ง

3) งานเกษียณหนังสือ วิธีเกษียณหนังสือหรือสรุปประเด็น มีดังนี้

1. สรุปเรื่อง ประเด็นที่ส าคัญจากหนังสือที่ส่งมา หรือรับมา
โดยการตัดทอนให้เหลือเฉพาะใจความส าคัญ
ิ่
2. แยกสรุปเป็น 3 ส่วน คือ ส่วนเนื้อหา ส่วนข้อมูลเพมเติม
และส่วนเสนอแนะ

3. ให้ตรวจสอบความถูกต้อง ครบถ้วนของเนื้อหาและการใช้
ภาษา
4. ลงลายมือชื่อผู้เกษียณหนังสือ
5. ลงวัน เดือน ปี

4) วิเคราะห์หมวดหมู่ จัดเก็บ - การวิเคราะห์หมวดหมู่และการเก็บเอกสาร เป็นการน าระบบ
้
เข้าแฟมตามหมวดหมู่ จ าแนกเอกสารระบบใดระบบหนึ่งมาใช้ เพื่อให้เอกสารที่จะ
ด าเนินการจัดเก็บมีความเป็นระบบระเบียบ ซึ่งมาจากการปฏิบัติงาน
ด้านการจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานราชการไทยที่ผ่านมา

หน่วยงานราชการไทยมีแนวทางในการจัดเก็บเอกสารในลักษณะ
จ าแนกตามหัวเรื่อง โดยจ าแนกเอกสารออกเป็นหัวข้อใหญ่ตาม
หน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานนั้น ๆ หรือจ าแนกตามบริการที่

ให้แก่ผู้อื่น โดยยึดตามการแบ่งหมวดหมู่ตามหลักของมหาวิทยาลัย
เทคโนโลยีราชมงคลพระนคร ซึ่งโดยทั่วไปจะก าหนดหัวข้อในการ
จัดเก็บเอกสารเป็น 15 หมวด ดังนี้

คู่มือการปฏิบัติงานเรื่อง การลงทะเบียนรับ - ส่งหนังสือระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

ส านักประกันคุณภาพ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลพระนคร