Page 31 - 5-7meeting
P. 31
๒๔
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท าขึ้นหรือรับไวเป็นหลักฐานราชการ
ชนิดของหนังสือราชการที่มักใช้ในงานประชุมกองกลาง มีดังนี้
๑. หนังสือภายนอก
๒. หนังสือภายใน
ิ
หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพธีโดยใช้กระดาษ ตราครุฑเป็นหนังสือ
ติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอนใดซึ่งมิใช่ ส่วนราชการ หรือที่มีถึง
ื่
บุคคลภายนอก รายละเอียดดังนี้
๑. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจ าของเจ้าของเรื่อง ตามที่ก าหนด ทับเลขทะเบียน
หนังสือส่ง ส าหรับหนังสือของคณะกรรมการให้ก าหนดรหัส ตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจ าเป็น
๒. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการ ซึ่งเป็น
เจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งไว้ด้วย
ุ
๓. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปีพทธศักราช
ที่ออกหนังสือ
๔. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง
โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
๕. ค าขึ้นต้น ให้ใช้ค าขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการ ใช้ค าขึ้นต้น สรรพนาม และ
ค าลงท้าย ที่ก าหนดไว้ แล้วลงต าแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้น มีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคล
ไม่เกี่ยวกับต าแหน่งหน้าที่
๖. อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือที่ ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับ
มาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของหนังสือการอ้างถึงให้อ้างถึง
ี
ื่
หนังสือฉบับสุดท้ายที่ติดต่อกันเพยงฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอนที่ เป็นสาระส าคัญต้องน ามาพจารณา
ิ
จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย
๗. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชื่อสิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น
ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยว่าส่งไปโดยทางใด
๘. ข้อความ ให้ลงสาระส าคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมี ความประสงค์
หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ
๙. ค าลงท้าย ให้ใช้ค าลงท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ การใช้8eขึ้นต้น สรรพนาม และค าลง
ท้าย ที่ก าหนดไว้
