Page 33 - 5-7meeting
P. 33
๒๖
๖. ข้อความ ให้ลงสาระส าคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมี ความประสงค์หลาย
ประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้
ในข้อนี้
์
ิ
๗. ลงชื่อและต าแหน่งให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พมพชื่อเต็มของ เจ้าของลายมือชื่อ
ไว้ใต้ลายมือชื่อ ตามรายละเอียดที่ก าหนดไว้ ต าแหน่ง ให้ลงต าแหน่งของเจ้าของหนังสือ
ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงค์จะก าหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ
เพื่อใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระท าได้
์
3.1.2 เทคนิคการเขียน การร่าง การพิมพหนังสือราชการ จิระวัฒน์ ใจอ่อนน้อม (2556 :
๕๕-๖๒) กล่าวไว้โดยสรุป ดังนี้
การร่างหนังสือราชการ ในการจัดท าหนังสือเชิญประชุม และรูปแบบการจัดพิมพ์หนังสือ
ราชการ
ก่อนการร่างหนังสือต้องท าความเข้าใจสาระของเรื่องที่จะท าการร่าง โดยยึดหลัก 5 W 1 H
ได้แก่ What (อะไร) ต้องการให้ท าอะไร When (เมื่อไร) ตองการให้ท าเมื่อไร Where (ที่ไหน)
ตองการให้ท าที่ไหน Who (ใคร) ตองการให้ใครท า Why (ท าไม) ท าไมต้องท า How (อย่างไร)
ตองการให้ท าอย่างไร แล้วจึงท าการร่างหนังสือเชิญประชุม และเชิญเป็นประธานการประชุม ให้เป็น
ไปตามรูปแบบหนังสือราชการตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
ส่วนการตั้งชื่อเรื่องในหนังสือเชิญประชุมควรตั้งชื่อเรื่องให้ชัดเจนให้ผู้อานรับทราบว่าประชุมอะไร
่
ก่อนอ่านรายละเอียดในเนื้อเรื่อง ว่าก าหนดวัน เวลา สถานที่ ในการประชุมเมื่อใด ที่ไหน
การเขียนชื่อเรื่อง ควรใช้กลุ่มค าสั้นที่สุดแต่ได้ใจความในเนื้อเรื่องมากที่สุด ดังนี้
- เขียนชื่อเรื่องขึ้นต้นด้วยค ากิริยา จะมีความชัดเจนและตรงประเด็น ท าให้ผู้รับเข้าใจ
รายละเอียดในเนื้อหาทันที เช่น ส่ง ขอให้ แจ้ง ขออนุมัติ ขอเชิญ ชี้แจง ขอหารือ ตอบข้อหารือ เป็นต้น
้
่
- เขียนชื่อเรื่องด้วยค านาม จะท าให้ผู้รับหนังสือมีความเขาใจไม่ชัดเจน ต้องอานเนื้อเรื่อง
ทั้งหมดจึงเข้าใจ
- เรื่องที่มีการติดต่อกันก่อนหน้า ควรใช้ชื่อเรื่องเดิม หากเรื่องเดิมขึ้นต้นด้วยกิริยา
ควรปรับชื่อเรื่องให้ตอบรับกัน หรืออาจใส่ “การ” น าหน้าค ากิริยานั้นให้เป็นค านาม
ชื่อเรื่องที่ดี
- เขียนเป็นประโยคสั้น ๆ ความยาวไม่เกิน 1 บรรทัด
- ใช้ภาษาง่ายและชัดเจน อ่านแล้วเข้าใจได้ทันทีไม่ต้องตีความ มีความหมายเดียว
