Page 38 - 5-7meeting
P. 38
๓๑
การจัดท าระเบียบวาระการประชุม จะด าเนินการเมื่อมีการส่งหนังสือเชิญประชุมพร้อมเชิญ
เสนอเรื่องเข้าวาระการประชุม และหน่วยงานมีการเสนอเรื่องเข้าระเบียบวาระการประชุม จะรวบรวม
ื่
ข้อมูลเพอจัดท าวาระการประชุม หรือหากฝ่ายเลขานุการมีระเบียบวาระการประชุมที่จะต้องน าเข้าที่
ื่
ิ่
ประชุมก็สามารถด าเนินการได้เลย โดยอาจต้องมีการหาข้อมูลเพมเติมเพอประกอบวาระการประชุม หรือ
ื่
ประสานหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพอขอข้อมูลเพมเติมน ามาประกอบระเบียบวาระการประชุมนั้น ๆ
ิ่
การจัดท าระเบียบวาระการประชุมที่ดีจะต้องกล่าวถึงความเป็นมาของเรื่อง ประเด็นที่จะน าเสนอ หากมี
หลายข้อให้แยกเป็นข้อ ๆ เพอความสะดวกในการพจารณาของที่ประชุม และหากมี กฎ ระเบียบ
ิ
ื่
ิ
ที่เกี่ยวข้องให้น าเสนอเพอประกอบการพจารณาด้วย และสรุปในการน าเสนอว่าน าเสนอเพอทราบหรือ
ื่
ื่
เพื่อพจารณา อย่างไรก็ตามสาระส าคัญของเรื่องที่น าเสนอ ผู้ที่จะสรุปประเด็นของเรื่องได้ดีที่สุดคือผู้ที่เป็น
ิ
เจ้าของเรื่องที่น าเสนอต่อที่ประชุม โดยการสรุปเรื่องที่ต้องการเสนอเข้าระเบียบวาระการประชุม
การเขียนชื่อเรื่องของระเบียบวาระการประชุม
การเขียนชื่อเรื่องของระเบียบวาระการประชุมอาจสรุปได้เป็น 4 ลักษณะ ดังนี้
- เป็นทางการ ภาษาที่ใช้ควรมีลักษณะเป็นทางการ เช่นเดียวกับจดหมายเชิญประชุม
- กะทัดรัด คือ ใช้ข้อความรัดกุมไม่เยิ่นเย้อและยาว เช่น การพิจารณาจัดสรรงบประมาณ
ประจ าปี 2559 ตรงประเด็น กล่าวคือ สามารถสรุปประเด็นส าคัญของเรื่องนั้น ๆ ให้เป็นชื่อเรื่องได้อย่าง
ถูกต้อง
- ใช้กลุ่มค าเป็นหลัก ไม่ต้องเรียบเรียงให้เป็นประโยค
- การใช้ส านวนภาษา เป็นไปในลักษณะเดียวกับการตั้งชื่อเรื่อง
ในการเขียนระเบียบวาระการประชุมนั้น นอกจากจะใช้ถ้อยค าส านวนรัดกุมแล้ว ควรให้ชัดเจน
พอที่ผู้เข้าประชุมจะเข้าใจ และใช้ให้สอดคล้องกันทุกวาระด้วย กล่าวคือหากจะใช้กลุ่มค านามหรือกลุ่ม
ค ากริยาเป็นชื่อวาระก็ควรใช้อย่างใดอย่างหนึ่งให้เหมือนกันทุกวาระ
การจัดล าดับระเบียบวาระการประชุม ควรจัดตามล าดับความส าคัญและควรแยกประเด็นให้
ื่
ื่
ชัดเจนว่า ระเบียบวาระใดเป็นเรื่องเสนอเพอทราบ ระเบียบวาระใดเป็นเรื่องเสนอเพอพจารณา เพอให้ผู้
ิ
ื่
ื่
ื่
ิ
เข้าประชุมเข้าใจไปในทิศทางเดียวกัน ระเบียบวาระเพอทราบ และระเบียบวาระเพอพจารณา อาจจัด
ตามความเหมาะสมกับการประชุมของหน่วยงานนั้น ในส่วนของกองกลาง มหาวิทยาลัยเทคโนโลยี
ราชมงคลพระนคร จะน าระเบียบวาระเสนอเพอพจารณาอยู่ล าดับก่อนหน้าระเบียบวาระเพอทราบ
ื่
ิ
ื่
ื่
เนื่องจากเรื่องเสนอเพอพจารณาเป็นเรื่องส าคัญที่ต้องใช้เวลาในการพจารณา และการระดมความคิดเห็น
ิ
ิ
จากผู้เข้าประชุม
การก าหนดระเบียบวาระการประชุม เป็นหน้าที่ของประธานและเลขานุการ ซึ่งมักได้รับ
มอบหมายให้จัดระเบียบวาระการประชุม ทั้งนี้เลขานุการจะแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้จัดส่งเรื่องทต้องการให้บรรจุ
ี่
