Page 41 - 5-7meeting

๓๔

๕) ระเบียบวาระการประชุม

๖) มติ
๗) รายงานการประชุม

๘) หนังสือเชิญประชุม

ในการประชุมบางเรื่องหรือบางลักษณะอาจมีองค์ประกอบไม่ครบทั้ง ๘ ประการก็ได้ แต่รายงาน
การประชุมน่าจะถือเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้เนื่องจากการประชุมนั้นมีวัตถุประสงค์ที่จะให้ ผู้มีอ านาจ

หน้าที่ความรับผิดชอบ หรือมีความรู้ความเชี่ยวชาญในเรื่องที่มีการประชุมนั้นมา ร่วมกันแสดงความ

คิดเห็นเพอน าไปสู่การลงมติ อนได้แก่ เสียงข้างมากในที่ประชุมนั้นส าหรับจะน าไปปฏิบัติให้เป็นไปตาม
ื่
ั
ความมุ่งหมายขององค์กรต่อไป
รายงานการประชุมจึงเป็นองค์ประกอบของการประชุมที่มีความส าคัญมาก เพราะจะต้องใช้เป็น
้
ิ
หลักฐานในการอางอง ยืนยัน หรือตรวจสอบในภายหลัง รายงานการประชุมจะมีผล สมบูรณ์ คือรายงาน
การประชุมที่ได้มีการรับรองรายงานการประชุมแล้วเท่านั้น
๒. เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน ยืนยันการปฏิบัติงานที่ได้บันทึกการรายงานผลการปฏิบัติงาน

การแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การก าหนดนโยบาย ข้อเสนอแนะ ตลอดจนมติที่ประชุม

๓. เป็นเครื่องมือการติดตามงาน รายงานการประชุมที่มีการจดมติไว้อย่างชัดเจนจะเป็นหลักฐาน
ส าคัญให้เลขานุการ หรือผู้ได้รับมอบหมายได้ติดตามงานตามมติที่ประชุม การประชุมส่วนใหญ่จะมี

ระเบียบวาระเรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ ซึ่งผู้ปฏิบัติจะรายงานผลหรือความก้าวหน้าในการปฏิบัติงาน

ตามมติที่ประชุมครั้งก่อน ทั้งนี้จะเป็นประโยชน์แก่องค์กรให้สามารถเร่งรัดพัฒนา งานอย่างเต็มที่
้
ิ
๔. เป็นหลักฐานอางอง รายงานการประชุมที่มีการรับรองรายงานการประชุมแล้ว ถือเป็น
เอกสารที่ใช้อางองได้ตามกฎหมาย หากมีปัญหาหรือความขัดแย้งในทางปฏิบัติสามารถใช้มติที่ประชุม
ิ
้
เพื่อยุติข้อขัดแย้งได้ หรือหากมีปัญหาทางกฎหมาย เช่น บุคคลหรือหน่วยงานปฏิบัติงาน โดยไม่เป็นไปตาม
มติก็สามารถใช้รายงานการประชุมเป็นหลักฐานส่วนหนึ่งในการด าเนินการตามกฎหมายได้
๕. เป็นข้อมูลข่าวสาร เลขานุการจะส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าประชุมได้รับทราบ ข้อมูล หรือ

ทบทวนเรื่องราวที่ผ่านมาในการประชุมครั้งก่อน เพื่อให้ต่อเนื่องกับการประชุมครั้งต่อไป นอกจากนี้ยังเป็น
ประโยชน์ส าหรับผู้ไม่มาประชุมได้ศึกษาข้อมูลและรับทราบมติที่ประชุมด้วย รายงานการประชุมเป็นข้อมูล
ข่าวสารประเภทหนึ่งที่สามารถเผยแพร่แก่บุคลากรในองค์กรให้รับทราบผลงานหรือความเคลื่อนไหวของ

องค์กร เป็นรูปแบบหนึ่งของการประชาสัมพันธ์ภายใน เพื่อสร้าง ความเข้าใจอันดีต่อองค์กร