Page 43 - 5-7meeting
P. 43
๓๖
ลักษณะของรายงานการประชุมที่ดี
รายงานการประชุมที่ดีควรมีลักษณะหรือคุณสมบัติที่จ าเป็น ดังนี้
1. ความถูกต้องเป็นเรื่องที่ส าคัญและจ าเป็นอย่างมากในการจดรายงานการประชุม โดยควร
ค านึงถึงหลักในการเขียน 3 หัวข้อใหญ่คือ
1.1 ความถูกต้องในรูปแบบ กล่าวคือรูปแบบตามระเบียบส านักนายกรัฐมนตรีว่าด้วย
งานสารบรรณ ซึ่งเป็นเครื่องก าหนดรูปแบบทั้งปวงของการเขียนเอกสารราชการ หากจะต้องเขียน
รายงาน การประชุมโดยยึดหลักความถูกต้องในเรื่องของรูปแบบ ก็ควรศึกษาจากระเบียบดังกล่าว
อย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้
ี
1.2 ความถูกต้องในเนื้อหา ควรต้องระมัดระวังโดยละเอยดว่าข้อมูลหรือเนื้อหาที่เขียน
ไปนั้นตรงตามที่ที่ประชุมอภิปราย หรือมติถูกต้องชัดเจนและครบถ้วนทุกประเด็นแล้วหรือไม่
1.3 ความถูกต้องในหลักภาษา เช่น การเขียนโดยถูกหลักไวยากรณ์มีประธานของประโยค
ู
มีกริยา และมีกรรม การเว้นวรรคตอน ตัวสะกดถูกต้อง หรือการเขียนโดยไม่ใช้ภาษาพด เนื่องจาก
ภาษาพูด และภาษาเขียนมีลักษณะเป็นการเฉพาะที่ต้องใช้ให้ถูกต้องตามหลัก
2. ความเที่ยงตรง หมายถึง ความพยายามที่จะต้องเขียนรายงานการประชุมอย่างปราศจากอคติ
ื่
เพอให้รายงานการประชุมนั้นเป็นไปตามความเป็นจริง การบันทึกความเห็นหรือข้ออภิปราย
ของแต่ละฝ่าย ต้องให้น้ าหนักหรือความส าคัญในระดับที่เท่าเทียมกัน เพราะมีความเป็นไปได้ที่ผู้จดและ
จัดท ารายงานการประชุมจะมีความรู้สึกคล้อยตามความเห็นของฝ่ายหนึ่งฝ่ายใด แล้วบันทึกความเห็น
ของฝ่ายนั้นไว้อย่างละเอียด ให้ความส าคัญมาก ในขณะที่บันทึกความเห็นของฝ่ายที่ตนไม่เห็นด้วยไว้อย่าง
ึ
สรุปรวบรัด ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่พงกระท าหรือบางครั้งผู้จดอาจเลือกจดบางเรื่องที่พอใจ และละเลยบางเรื่อง
ที่ไม่พอใจ ผู้จดจะต้องมีใจเป็นกลาง มีจิตส านึกที่ดีว่าจะต้องปฏิบัติหน้าที่อย่างเที่ยงตรง รายงานการ
ประชุมจึงเสมือนกระจก เงาสะท้อนความเที่ยงตรงของผู้จด ผู้ตรวจ ตลอดจนผู้เกี่ยวข้องทุกคน
3. ความชัดเจน และเข้าใจง่าย ซึ่งเป็นเรื่องที่ช่วยให้กระบวนการในการสื่อความหมาย เป็นไป
อย่างราบรื่น ความชัดเจนนั้นพจารณาได้จากการเขียนให้อานแล้วเข้าใจง่าย หรือรับรู้ได้โดยตลอด
่
ิ
อานแล้วไม่มีข้อสงสัย ไม่ต้องตีความว่าอาจจะเป็นเช่นนั้นหรืออาจจะเป็นเช่นนี้ ความชัดเจนที่ว่านี้คือ
่
ความชัดเจนในถ้อยค าภาษา อนจะน าไปสู่ความชัดเจนในจุดประสงค์ทั้งหมด ผู้จดต้องค านึงถึงผู้อานเป็น
ั
่
่
่
ส าคัญ รายงานการประชุมที่ดีต้องท าให้ผู้อานทั้งที่อยู่ในที่ประชุมและไม่มีโอกาสเข้าประชุมอานเข้าใจได้
ทุกถ้อยค าชัดเจนไม่ต้องสอบถามหรืออานทวนหลายครั้ง สามารถรับรู้ประเด็นส าคัญได้ในระดับ
่
ที่ใกล้เคียงกัน แม้จะแตกต่างกันในรายละเอียดบ้าง แต่ต้องไม่ให้เกิดการรับรู้ที่ต่างกันในสาระส าคัญ
4. ใช้ภาษาดี เป็นภาษาราชการที่สั้น กระชับ ตรงประเด็น และสุภาพ เป็นประโยคบอกเล่าที่
เรียบง่ายและสั้น ควรใช้ประโยคความเดียวที่ไม่มีค าเชื่อมมาก เพราะจะท าให้ประโยคยาวซับซ้อน
นอกจากนี้รายงานการประชุมที่ดีต้องใช้ภาษาในการสื่อความหมายเชิงบวกตลอดเวลา เนื่องจากรายงาน
การประชุมไม่ใช่เอกสารที่จัดอยู่ในชั้นความลับของทางราชการอกต่อไป หากเป็นเอกสารที่อาจถูกสั่งให้
ี
เปิดเผยโดยคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของทางราชการได้ตามปรัชญาของกฎหมายข้อมูล ข่าวสารที่ว่า
