Page 40 - 5-7meeting

๓๓

วัตถุประสงค์ของรายงานการประชุม

1. ในการประชุมแต่ละครั้ง ประธานในที่ประชุมมักกาหนดวัตถุประสงค์ในการประชุมไว้แน่นอน
ื่
ิ
ื่
ื่
เช่น เพอแจ้งนโยบาย เพอสั่งการ เพอขอความคิดเห็น เพอพจารณา เพอติดตามงาน เป็นต้น ผู้เขียน
ื่
ื่
รายงานการประชุมจึงควรเขียนรายงานให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ในการประชุม ซึ่งแต่ละครั้งอาจมี
หลายวัตถุประสงค์
ี
2. รายละเอยดที่ต้องระบุในรายงานการประชุม บางครั้งประธานในที่ประชุมอาจใช้ค าพดแต่
ู
เพยงย่อ ๆ เฉพาะใจความส าคัญ เช่น ไม่ระบุหน่วยของจ านวนตัวเลข (ใช้น้ ามัน 300 ล้าน... ยอดจ่าย
ี
เพิ่มขึ้น 800 ล้าน... เป็นต้น) ผู้เขียนรายงานควรระบุลงไปในรายงานให้ถูกต้องตามที่ละไว้ หรือบางครั้ง
อาจต้องมีการเท้าความเรื่องเดิมบ้าง แม้จะมิได้กล่าวโดยละเอยดในที่ประชุม ผู้เขียนรายงานควรใช้
ี
ดุลยพินิจเพิ่มเติมรายละเอยดเรื่องเดิมประกอบเพื่อผู้เกี่ยวข้องสามารถค้นหาเรื่องมาศึกษาหรือท าให้เข้าใจ
ี
เรื่องที่พิจารณาได้รวดเร็วขึ้น
3. การจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ การประชุมบางครั้งอาจมีการอภิปรายเรื่องใดเรื่องหนึ่งกลับไป
กลับมาจากเรื่องนี้ย้อนกลับไปเรื่องนั้น โดยไม่เป็นไปตามวาระ หน้าที่ของผู้เขียนรายงานการประชุมคือ

ต้องพยายามรวบรวมข้อมูลให้ได้และจัดให้อยู่ในวาระที่เหมาะสม หากไม่เข้าวาระใดเลย อาจก าหนดเป็น
วาระอื่นก็ได้
4. ล าดับความส าคัญ โดยปกติหากมีการอภิปรายเรื่องต่าง ๆ สลับกันไป ก็ควรจะต้องล าดับ

ความส าคัญของแต่ละหัวข้อ แล้วเรียงล าดับให้เหมาะสม
5. การร่างรายงานการประชุมเสนอประธานก่อนทุกครั้ง โดยยึดถือรูปแบบตามที่หน่วยงาน
ก าหนดในกรณีที่มีขอขัดข้อง อาจขอความช่วยเหลือจากเจ้าของเรื่องที่เข้าประชุมให้ช่วยตรวจแกหรือสรุป
้
้
เรื่องให้เป็นครั้งคราว
6. ผู้เขียนรายงานการประชุมต้องมีความรู้ความเข้าใจในรูปแบบของรายงานการประชุม

ขั้นตอนวิธีการในการเขียนและจัดท า ตลอดจนส านวนภาษาที่ใช้ เพอให้ได้รายงานการประชุมที่สมบูรณ์
ื่
ถูกต้อง เหมาะสม

ื
ความส าคัญของรายงานการประชุม (คู่มอปฏิบัติงานด้านสารบรรณ ๒๕๖๐ : ๑๒๑ จากเว็บไซต์
http://bpcd.vec.go.th) กล่าวไว้โดยสรุปดังนี้

๑. เป็นองค์ประกอบของการประชุม การประชุมอย่างเป็นทางการจะมีองค์ประกอบ ๘ ประการ

ได้แก ่
๑) ประธาน

๒) องค์ประชุม
๓) เลขานุการ

๔) ญัตติ