Page 39 - 5-7meeting

๓๒

ื่
ในระเบียบวาระการประชุม โดยมักก าหนดเวลาในการส่งเรื่องด้วย เพอความสะดวกในการเตรียมการจัด
ิ
ประชุม เมื่อได้รับเรื่องทั้งหมดแล้ว เลขานุการจะเป็นผู้พจารณาจัดเรียงล าดับตามความส าคัญ โดยทั่วไป
ื่
จะให้เรื่องเร่งด่วนเป็นล าดับแรก และเรื่องอน ๆ ที่ส าคัญรองลงมาเป็นล าดับต่อ ๆ ไป และเลขานุการต้อง
พิจารณาว่าแต่ละวาระควรใช้เวลาประมาณเท่าใด เพื่อจะได้สามารถจัดวาระให้เหมาะสมกับระยะเวลาการ

ิ
ประชุม จึงจะนับเป็นการจัดวาระการประชุมที่ดี หากมีเรื่องพจารณามากเกินกว่าระยะเวลาการประชุม
ที่ก าหนดไว้ ก็จะเลือกเรื่องที่ไม่เร่งด่วนออก และจัดไว้ในระเบียบวาระการประชุมครั้งต่อไป แต่ควรต้อง

ได้รับความเห็นชอบจากประธานด้วย

การจัดส่งระเบียบวาระการประชุมให้ผู้เข้าประชุม ควรจัดส่งล่วงหน้าอย่างน้อย ๓วัน

ิ
ื่
เพอผู้เข้าประชุมได้พจารณารายละเอยดของเรื่องที่ประชุม และหากมีส่วนเกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น จะได้
ี
จัดเตรียมข้อมูลส าหรับการน าเสนอที่ประชุมต่อไปด้วย ในกรณีเร่งด่วนอาจส่งระเบียบวาระการประชุม
ให้ผู้เข้าประชุมพจารณาล่วงหน้าไม่ทัน ให้ใช้วิธีการส่งไลน์ใบสรุประเบียบวาระการประชุมให้ผู้เข้าประชุม
ิ
ทราบล่วงหน้า

การน าเสนอเรื่องต่อที่ประชุมในวันที่มีการประชุม หากผู้เข้าประชุม มีเรื่องที่ส าคัญ และมีความ

จ าเป็นเร่งด่วน ให้น าเสนอในการประชุมในครั้งนั้นได้ ถ้ามีเอกสารประกอบเรื่องที่น าเสนอให้จัดท าเอกสาร
ตามจ านวนผู้เข้าประชุมและน ามามอบให้ฝ่ายเลขานุการก่อนการประชุมเพอแจกเอกสารดังกล่าวให้ผู้เข้า
ื่
ประชุม

การจัดท ารายงานการประชุม (รายงานการประชุม ๒๕๖๐ จากเว็บไซต์

http://www.eto.ku.ac.th/knowledge/๒๕๕๕/report_write.pdf) กล่าวไว้โดยสรุปดังนี้
รายงานการประชุม มีความหมายวา รายละเอยดหรือสาระของการประชุมที่จดไวเป็น
ี
ทางการ (พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 น า 953) และตามระเบียบส านัก
ห
นายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ใหความหมายไววา คือ การบันทึกความคิดเห็นของ
ผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไวเป็นหลักฐาน จากความหมายดังกล่าว จะเห็นไดวา
รายงานการประชุมที่ถูกตองสมบูรณนั้น จะตองมีการบันทึกความคิดเห็นทั้งของผู้มาประชุมและผู้เข้าร่วม

ี
ประชุมไว้ ถึงแม้ระเบียบส านักนายกรัฐมนตรี จะมิไดใหความหมายหรือรายละเอยดของค าว่า
“ความคิดเห็น” ไวโดยชัดเจน แต่ก็น่าจะพอเข้าใจได วาความคิดเห็นที่จะตองบันทึกใหปรากฏในรายงาน
ิ
การประชุมนั้น คือความคิดเห็นที่เป็นสาระส าคัญ และอยู่ในประเด็นของเรื่องที่มีการพจารณาและมีการ
จดบันทึกรายงานการประชุมนั่นเอง ในกรณีที่มีความเห็นเกินกว่าฝ่ายหนึ่ง บันทึกรายงานการประชุม
จะตองจดความเห็นและเหตุผลของแต่ละฝ่ายไวให้เป็นหลักฐานด้วย แลจึงบันทึกถึง มติหรือเสียง
ขางมากของที่ประชุมไวในล าดับสุดท้าย