Page 42 - 5-7meeting
P. 42
๓๕
ื
คุณสมบัติของผู้จดรายงานการประชุมและลักษณะของรายงานการประชุมที่ดี (คู่มอการ
จดรายงานการประชุมกองกลาง ส านักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยศิลปากร ๒๕๖๐ : ๘-๙ จากเว็บไซต์
www.cd.su.ac.th) จากกล่าวไว้โดยสรุปดังนี้
คุณสมบัติของผู้จดรายงานการประชุม ผู้จดรายงานการประชุมควรมีเทคนิคการสรุปความ และ
การเรียบเรียงข้อความในรายงาน การประชุม ตลอดจนฝึกฝนทักษะที่จะท าให้เขียนรายงานการประชุม
ได้ดี ดังนี้
1. มีความรู้ดี หากไม่มความรู้ในเรื่องที่ประชุมอาจจดหรือสรุปผิดได้ดังนั้น ผู้จดจึงต้องท าการบ้าน
ี
ี
ก่อนเข้าประชุม คือ ศึกษาเอกสารข้อมูลทุกระเบียบวาระอย่างละเอยดก่อนการประชุมเสมอว่า มีประเด็น
ในการพจารณาอย่างไร ข้อเท็จจริงเป็นอย่างไร มีข้อกฎหมายก าหนดแนวทางปฏิบัติไว้ หรือไม่ เคยมีกรณี
ิ
ตัวอย่างที่สามารถเทียบเคียงกับเรื่องที่น าเสนอครั้งนี้หรือไม่ ซึ่งจะช่วยท าให้เข้าใจเรื่องได้ง่ายและรวดเร็ว
ขึ้น อีกทั้งไม่ต้องกงวลในการติดตามเรื่องที่อภิปรายมากเกินไป
ั
2. มีสมาธิดี ผู้จดจะต้องมีสมาธิดีกล่าวคือ มีใจจดจ่ออยู่แต่เรื่องที่ประชุมตลอดเวลา เพราะสมาธิ
ี
ที่ดีจะช่วยท าให้เกิดความเข้าใจและติดตามเรื่องที่ประชุมได้อย่างต่อเนื่อง บางครั้งแม้เสียสมาธิ เพยงครู่
เดียว อาจจับประเด็นไม่ได้หรือจดผิด
3. เป็นผู้ฟงที่ดี ฟงอย่างจับประเด็น รู้ประเด็น รู้เท่าทันในสิ่งที่ก าลังประชุม โดยไม่หวังพงเทป
ึ่
ั
ั
บันทึกเสียง เพราะเทปบันทึกเสียงเป็นเพยงผู้ช่วยในกรณีทมีปัญหาเท่านั้น หากหวังถอดเทปทุกครั้ง จะท า
ี
ี่
ให้เสียเวลา ซึ่งบางครั้งเทปอาจช ารุดหรือไม่ชัดเจนก็ได้
4. มีทักษะการสรุปความ การสรุปความเป็นทักษะระดับสูงของมนุษย์ซึ่งต้องฝึกฝน ผู้ที่สรุป
ู
ู
ู
ความได้ดีจะมีระบบการสังเคราะห์ในสมองอย่างดีแม้ผู้พดจะพดวกวนยืดยาว พดออกนอกเรื่อง หรือพด
ู
หลายประเด็นปะปนกัน ก็ต้องพยายามสรุปให้ตรงประเด็น อาจใช้หลัก 5W 1H คือเขียนให้ชัดเจนว่า
ิ
ใคร ท า อะไร ที่ไหน ท าไม เมื่อใด และอย่างไร ผู้จดต้องพจารณาว่าเรื่องใดส าคัญ เรื่องใดไม่ส าคัญ ผู้จด
ที่ไม่ช านาญ อาจจดทุกเรื่องแล้วเลือกสรรภายหลัง แต่ผู้มีประสบการณ์จะเลือกจดเฉพาะเรื่องส าคัญได้
ทันที
ู
5. ใช้ภาษาในการเรียบเรียงได้ดี การถ่ายทอดจากภาษาพดมาเป็นภาษาเขียนมิใช่เรื่องง่ายนัก
ผู้เขียนต้องใช้ภาษาที่เหมาะสม เป็นภาษาเขียนที่เป็นทางการ ไม่ควรใช้ส านวนภาษาของผู้พูดในรายงานการ
ี
ประชุมไม่ควรปรากฏส านวนโวหารใด ๆ แม้ผู้พูดจะมฝีปากดีเพียงใดก็ตาม ต้องเรียบเรียงให้เป็นภาษาสามัญ
ั
ที่เรียบง่าย เข้าใจได้ทันทีทุกตัวอกษร ผู้พดอาจพดยาว วกไปวนมา หรือหลายเรื่องหลายประเด็น ปะปนกัน
ู
ู
ก็ต้องเรียบเรียงให้อานง่ายและตรงประเด็นตามหัวข้อนั้น ๆ บางครั้งผู้พูดใช้ภาษาอังกฤษปน ภาษาไทยมาก
่
ผู้เขียนต้องพยายามใช้ศัพท์ภาษาไทยแทน อาจใช้ค าทับศัพท์บ้างในกรณีจ าเป็นเท่านั้น หากไม่เข้าใจควร
สอบถามผู้พูดหรือผู้รู้
